Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego czyli transkrypcja

Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony dokument stanu cywilnego, można żądać przeniesienia tego dokumentu do Rejestru Stanu Cywilnego. Efektem będzie sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego.

Ważne ! Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Procedura transkrypcji

Wnioskodawca

• osoba, której dotyczy zdarzenie

• inna osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny (dotyczy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon)

Organ właściwy, wymagane dokumenty

Z wnioskiem o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego należy wystąpić do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju wraz z:

• oryginałem zagranicznego dokumentu stanu cywilnego stanowiącego dowód zdarzenia i jego rejestracji (np. odpis aktu stanu cywilnego) i jego urzędowym tłumaczeniem

• dowodem wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 50 zł za odpis zupełny wydawany po dokonaniu czynności

Dostosowanie pisowni danych

Kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje wiernego przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie.

Ważne !  Jeżeli osoba ma wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego może, wraz z wnioskiem o transkrypcję, ubiegać się o dostosowanie pisowni danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.

Oświadczenia w sprawie nazwiska  przy transkrypcji dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa

Jeżeli wniosek dotyczy przeniesienia (transkrypcji) zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa,  małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym ww. wniosku. Jeżeli nie zrobią tego od razu, nic straconego: oświadczenia takie można złożyć w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji.

Pośrednictwo konsula

Wniosek o dokonanie czynności może zostać złożony także do konsula. Konsul jest w takim przypadku zobowiązany do przesłania wniosku do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego.

Jeżeli wniosek o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa składają małżonkowie mogą oni: oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa, zawrzeć w składanym ww. wniosku o przeniesienie zagranicznego dokumentu albo złożyć do protokołu przed konsulem przy składaniu wniosku. Protokół przyjęcia tych oświadczeń konsul dołącza do wniosku o dokonanie przeniesienia dokumentu.

Powiadomienie o dokonaniu transkrypcji

Po dokonaniu czynności, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny aktu stanu cywilnego. Odpis ten z mocy prawa jest traktowany jako wydany na wniosek. Kierownik nie ma obowiązku powiadamiania o dokonaniu przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego innych osób z wyjątkiem, gdy:

• przeniesieniu, na wniosek matki dziecka, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający urodzenie, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, o ile możliwe jest ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca

• przeniesieniu, na wniosek jednego z małżonków, podlega zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa. W takiej sytuacji kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa

• transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy. Kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o tym osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci

Odmowa dokonania transkrypcji

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego (transkrypcji), jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia
• byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej

Uwaga !  Odmowa dokonania przeniesienia zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpi w formie decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.

Legalizacja zagranicznego dokumentu

W przypadku wątpliwości co do autentyczności dokumentu i ważności zagranicznego aktu stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego może wezwać wnioskodawcę do przeprowadzenia procesu legalizacji dokumentu.

Formy legalizacji:

• legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego konsula

• apostille – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961r. (Dz. U. 2005 Nr 112, poz. 938).      

Z obowiązku legalizacji zwolnione są akty i dokumenty dotyczące stanu cywilnego wydane przez Państwo, które jest stroną Konwencji Nr 17 w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów sporządzonej w Atenach dnia 15 września 1977r. (Dz. U. z 2003r. Nr 148, poz. 1446), tj. w Hiszpanii, Austrii, Francji, Grecji, Włoszech, Luksemburgu, Holandii, Portugalii, Turcji.