Numer PESEL można uzyskać na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2022r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. 2022, poz. 583)

Przepisy ustawy obejmują:

• obywateli Ukrainy,

• obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka,

• członków najbliższej rodziny obywatela Ukrainy posiadającego Kartę Polaka,

• małżonka obywatela Ukrainy, nie posiadającego obywatelstwa ukraińskiego,

którzy przybyli na terytorium Polski bezpośrednio z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi n terytorium tego państwa i przekroczyli granicę w okresie od 24 lutego 2022r.

Co trzeba przygotować:

• wniosek o nadanie numeru PESEL w związku z konfliktem na Ukrainie (do pobrania na stronie lub do wypełnienia w Urzędzie Gminy Żelazków),

• dokument, który potwierdzi dane podane we wniosku, w tym tożsamość, jeżeli brak takiego dokumentu, to podpisanie wniosku jest równoznaczne prawnie z oświadczeniem, że dane zawarte we wniosku są prawdziwe,

• zdjęcie w rozmiarze 35 x 45 mm zgodne z art. 29 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 o dowodach osobistych (Dz. U. 2021 poz. 816 ze zm. ).

Od osób, które ukończyły 12 rok życia podczas składania wniosku zostaną pobrane odciski palców od osoby, której wniosek dotyczy.

Aby uzyskać profil zaufany trzeba przygotować:

• numer telefonu od polskiego operatora, którego osoba składająca wniosek jest wyłącznym użytkownikiem,

• adres e-mail.

Wniosek należy złożyć osobiście w formie papierowej w Urzędzie Gminy. Dziecko do 12 roku życia nie musi być obecne przy składaniu wniosku – z wyjątkiem sytuacji, w której jego tożsamość będzie ustalana w oparciu o oświadczenie.

Wniosek w imieniu dziecka składa jedno z rodziców, opiekun, kurator, opiekun tymczasowy ustanowiony przez sąd opiekuńczy, lub osoba sprawująca faktyczną pieczę nad dzieckiem.

Od dzieci, które nie ukończyły 12 roku życia nie pobiera się odcisków palców.

Wnioski można składać od 16 marca 2022r.

w Urzędzie Gminy Żelazków, pok. nr 14,

od poniedziałku do piątku w godz. 730 - 1530

UKR Wniosek o nadanie numeru PESEL w związku z konfliktem na Ukrainie wer. 4 (polsko - rosyjski)  - otwórz

UKR Wniosek o nadanie numeru PESEL w związku z konfliktem na Ukrainie wer. 4 (polsko - ukraiński)  - otwórz

Wniosek o wydanie dowodu osobistego składa się w organie dowolnej gminy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

1. osobiście w formie pisemnej,

2. w formie dokumentu elektronicznego (za pośrednictwem platformy ePuap).

• osoba, która ukończyła 18 lat i nie ma jeszcze dowodu osobistego,
• osoba, która nie ukończyła 18 lat - jeśli do dnia 18-tych urodzin pozostało mniej niż 30 dni (składa wniosek bez udziału rodzica),
• osoba, która musi wymienić dowód osobisty z powodu zmiany danych osobowych lub upływu terminu ważności,
• rodzic, opiekun prawny albo kurator - mogą oni złożyć wniosek o dowód w imieniu osoby, która nie ma zdolności do czynności prawnych (osoby całkowicie ubezwłasnowolnionej, dzieci do 13 roku życia) lub osoby, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych (osoby częściowo ubezwłasnowolnionej, dzieci w wieku od 13 roku życia),
• osoba, która utraciła dowód osobisty lub uległ on zniszczeniu,
• osoba, która mimo ważności swojego dowodu osobistego chce mieć dowód osobisty z warstwą elektroniczną.

Do wniosku załącz następujące dokumenty:

• aktualne kolorowe zdjęcie, wykonane w ciągu ostatnich 6 miesięcy, o wymiarach 35x45mm, w pozycji na wprost,

• dotychczasowy dowód osobisty a w przypadku jego utraty, ważny paszport (dot. osób, które go posiadają),

• dokument podróży lub inny dokument stwierdzający tożsamość - w przypadku osób, które otrzymały polskie obywatelstwo.       

Miejsce złożenia wniosku:

Urząd Gminy Żelazków

Żelazków 138

62-817 Żelazków

Pok. Nr 14

od poniedziałku do piątku w godzinach 7³⁰ – 15 ³⁰

Opłaty

Dowód osobisty jest bezpłatny.       

Termin i sposób załatwienia

Wniosek o wydanie dowodu osobistego składa się:

• co najmniej 30 dni przed upływem terminu ważności dowodu osobistego,

• niezwłocznie w przypadku:

  • zmiany Twoich danych zawartych w dowodzie osobistym (na przykład zmiany
    nazwiska),

  • utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego,

  • jeśli doszło do takiej  zmiany Twojego wyglądu, która utrudnia albo uniemożliwia rozpoznanie Cię (na przykład: operacja plastyczna twarzy).

Jeżeli zmiana Twojego adresu zameldowania nastąpiła po 1 marca 2015 r., to zgodnie z przepisami  nowej ustawy o dowodach osobistych, nie ma podstaw do jego wymiany.

Na dowód czekasz maksymalnie 30 dni od dnia złożenia wniosku. Termin ten może się wydłużyć w szczególnych przypadkach.

Odbiór dowodu osobistego

Tu sprawdzisz, czy dowód osobisty jest gotowy do odbioru: https://www.gov.pl

Dowód musisz odebrać osobiście. Zabierz dotychczasowy dowód osobisty, jeśli go nie miałeś lub utraciłeś -aktualny paszport (jeśli go posiadasz).

Dowód dziecka poniżej 13. roku życia oraz osoby całkowicie ubezwłasnowolnionej odbiera rodzic, opiekun prawny lub kurator przedkładając swój dowód osobisty, dotychczasowy dowód osobisty dziecka lub podopiecznego bądź jego aktualny paszport (jeśli go posiada).

Dowód osoby o ograniczonej zdolności do czynności prawnych (dzieci w wieku od 13 do 18 roku życia, osoby częściowo ubezwłasnowolnione) może odebrać osoba dla której ten dowód wydano, rodzic, opiekun prawny albo kurator.

Przy odbiorze dowodu osobistego musisz przedłożyć swój  dotychczasowy dowód osobisty (zostanie unieważniony w chwili odbioru nowego dokumentu) lub dokument potwierdzający legalność pobytu - jeśli jesteś osobą, która nabyła obywatelstwo polskie (dokument ten trzeba zwrócić przy odbiorze dowodu osobistego).

WARSTA ELEKTRONICZNA

Certyfikaty zamieszczone w warstwie elektronicznej dowodu osobistego:

• Certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia zamieszcza się w warstwie elektronicznej dowodu osobistego osoby, która posiada pełną albo ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

• Certyfikat podpisu osobistego zamieszcza się w warstwie elektronicznej dowodu osobistego osoby, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego wyraziła zgodę na zamieszczenie tego certyfikatu, albo w przypadku osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia i zgodę wyraził rodzic, opiekun prawny lub kurator tej osoby,

• Certyfikat potwierdzenia obecności zamieszcza się w warstwie elektronicznej każdego dowodu osobistego bez względu na zdolność do czynności prawnych.

Kurator lub opiekun prawny posiadacza dowodu osobistego powiadamia niezwłocznie organ dowolnej gminy o ubezwłasnowolnieniu całkowitym lub częściowym posiadacza dowodu , w którego dowodzie osobistym w warstwie elektronicznej został zamieszczony certyfikat podpisu osobistego, okazując prawomocne orzeczenie sądu w tej sprawie. Unieważnienie dowodu osobistego następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu całkowitym lub częściowym posiadacza dowodu.

REJESTR DANYCH KONTAKTOWYCH (RDK)

Od dnia 12 stycznia 2020r. w momencie złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego strona może wyrazić zgodę na przekazanie do RDK numeru telefonu komórkowego lub/i adresu e-mail.

Wpis do RDK jest dobrowolny i bezpłatny.

Każda osoba pełnoletnia, która posiada numer PESEL, a w związku z tym figuruje w rejestrze PESEL może przekazać swoje dane do RDK. Może to zrobić samodzielnie w urzędzie miasta lub gminy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego lub poprzez wypełnienie odrębnego wniosku jak również poprzez e-usługi.

Osoba uprawniona zdecyduje, które dane kontaktowe przekaże, jak długo będą przechowywane w RDK, a w razie potrzeby usunie je lub zmieni.

Dane przekazane do RDK pozwolą na wysyłanie powiadomień z Rejestru Dowodów Osobistych (RDO) w 4 przypadkach:

• Unieważnienia dowodu osobistego – na wskazany numer i adres będzie wysłane powiadomienie, gdy dowód osobisty zostanie w systemie oznaczony jako unieważniony;

• Masowe unieważnienie warstwy elektronicznej przez ministra właściwego ds. wewnętrznych – na wskazany numer i/lub adres zostanie wysłane powiadomienie o unieważnieniu warstwy elektronicznej i przedłużeniu daty ważności dowodu osobistego;

• Zmiana statusu dowodu na „Przyjęty przez urząd” – na wskazany numer i/lub adres zostanie wysłane powiadomienie, gdy dowód będzie gotowy do odbioru przez posiadacza;

• Zbliżający się termin upływu ważności dowodu – na wskazany numer i/lub adres zostanie wysłane powiadomienie o zbliżającym się terminie ważności dowodu na:

90 dni przed datą upływy ważności;

60 dni przed datą upływu ważności;

30 dni przed datą upływu ważności;

14 dni przed datą upływu ważności.

Rejestr Danych Kontaktowych pozwala uzyskać informacje o:

• dokumentach gotowych do odbioru,

• rozpatrzeniu złożonych wniosków,

• potrzebie uzupełnienia dokumentów lub informacji w zainicjowanych sprawach urzędowych.

Więcej informacji na stronie: https://www.gov.pl

Zgodnie z nowelizacją ustawy o ewidencji ludności od 1 lipca 2019 roku, właściwe do udostępnienia danych jednostkowych z rejestru PESEL są organy gmin. Wniosek można złożyć w dowolnym organie gminy na terenie kraju.

Po 1 stycznia 2019 roku w sytuacji gdy podmiot posiada decyzję teletransmisyjną pozwalającą na uzyskiwanie danych z rejestru PESEL w sposób samodzielny, organ gminy nie jest uprawniony do realizacji złożonego wniosku.

Natomiast podmioty nieposiadające decyzji teletransmisyjnej od 1 maja 2019 roku są uprawione do uzyskania wyłącznie 300 danych jednostkowych w roku kalendarzowym. Limit ten jest odnawialny.

MIEJSCE ZŁOŻENIA WNIOSKU:

Ewidencja Ludności
Zrząd Gminy Żelazków
Żelazków 138

Wniosek można złożyć za pośrednictwem operatora pocztowego lub w formie dokumentu elektronicznego na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
 

Wniosek powinien zawierać:

1. Imię i nazwisko lub nazwę wnioskodawcy

2. Dane identyfikujące osobę, której wniosek dotyczy,

3. Zakres żądanych danych,

4. Uzasadnienie potrzeby uzyskania danych (interes prawny lub faktyczny).

Do wniosku należy dołączyć:

1. Dowód uiszczenia opłaty za udostępnienie danych,

2. Dokument potwierdzający interes prawny w uzyskaniu danych lub wskazać przepis prawa materialnego, na podstawie, którego jest uprawniony do żądania danych osobowych innej osoby,

3. Pełnomocnictwo (w przypadku, gdy wnioskodawca działa przez pełnomocnika)

4. W przypadku, gdy wnioskodawca działa przez pełnomocnika dowód uiszczenia opłaty za złożenie pełnomocnictwa.

OPŁATY:

31 zł – opłata za udostępnienie danych jednostkowych

17 zł – opłata skarbowa za złożenie pełnomocnictwa ( w przypadku gdy wnioskodawca działa przez pełnomocnika)

Podmioty, którym nieodpłatnie udostępnia się dane jednostkowe wymienione są w art. 46. Ust 1 ustawy z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności.

Osoby i jednostki, które wykażą interes prawny w uzyskaniu danych niezbędnych do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia są zwolnione z opłaty za udostępnienie danych danych jednostkowych.

Opłaty skarbowej należy dokonać na rachunek UG w Żelazkowie.

Opłata skarbowa za złożenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Wniosek o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL - otwórz

Zameldowanie na pobyt stały i czasowy trwający ponad 3 miesiące

Każdy, kto ma polskie obywatelstwo i mieszka w Polsce, powinien pamiętać o obowiązku meldunkowym. Masz 30 dni na zgłoszenie nowego miejsca zamieszkania (licząc od dnia przybycia do tego miejsca).

Jeśli mieszkasz pod konkretnym adresem i zamierzasz tam mieszkać na stałe - zamelduj się tam na pobyt stały. Jeśli tymczasowo mieszkasz pod innym adresem niż adres Twojego zameldowania i chcesz tam mieszkać dłużej niż 3 miesiące (ale nie chcesz zmieniać obecnego adresu stałego zameldowania) - zamelduj się tam na pobyt czasowy.

Pamiętaj, że możesz mieć jednocześnie jedno miejsce pobytu stałego i jedno miejsce pobytu czasowego.

Jeśli meldujesz się na pobyt stały lub czasowy nie musisz wymeldowywać się w dotychczasowym miejscu pobytu (stałego lub czasowego) - wymeldowanie z poprzedniego miejsca pobytu następuje na podstawie formularza zgłoszenia zameldowania (na pobyt stały lub czasowy).

Możesz zameldować się osobiście lub przez pełnomocnika w tutejszym Urzędzie, albo elektronicznie (przez Internet).

Aby się zameldować w urzędzie przygotuj:

• formularz: zgłoszenie zameldowania na pobyt stały lub zgłoszenie zameldowania na pobyt czasowy - pobierz go i wypełnij, a następnie wydrukuj go obustronnie na jednej kartce. Jeżeli nie możesz go wydrukować, wypełnisz go u nas (adresy znajdziesz poniżej); Formularz musi być potwierdzony czytelnym podpisem wraz z datą jego złożenia przez właściciela lokalu/domu lub osobę, która posiada inne prawo do lokalu (np. najemcę);

• dowód osobisty lub paszport;

• dokument potwierdzający prawo do lokalu - do wglądu (w oryginale). Jeśli jesteś właścicielem przynieś dokument, który to potwierdzi np. wypis (odpis) z księgi wieczystej, akt notarialny. Innym dokumentem może być np. umowa najmu, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu. Jeśli nie jesteś właścicielem i nie posiadasz też innego prawa do mieszkania, w którym chcesz się zameldować - niech osoba, która ma takie prawo podpisze się na formularzu, potwierdzając tym samym Twój pobyt. Dokument potwierdzający prawo do lokalu tej osoby musisz pokazać w urzędzie.

Zameldować możesz się osobiście lub może to zrobić w Twoim imieniu pełnomocnik. Pełnomocnictwo musi być na piśmie, a pełnomocnik powinien mieć ze sobą swój dowód osobisty lub paszport.

Aby zameldować się przez Internet:

musisz mieć Profil Zaufany na platformie ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny. Jeśli posiadasz dostęp do bankowości elektronicznej, to sprawdź czy Twój bank oferuje możliwość założenia Profilu Zaufanego bez wychodzenia z domu (obecnie jest to kilka banków, a ich lista się wydłuża). Założenie Profilu Zaufanego w bankowości elektronicznej jest proste i szybkie. Do elektronicznego zgłoszenia należy załączyć:

• dokument elektroniczny potwierdzający tytuł prawny do lokalu lub w razie niemożności jego uzyskania - skan (odwzorowanie cyfrowe)

• dokument elektroniczny zawierający oświadczenie, właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu, potwierdzające pobyt w tym lokalu, a w razie niemożności jego uzyskania - skan (odwzorowanie cyfrowe)

• w przypadku zameldowywania przez pełnomocnika: elektroniczny dokument pełnomocnictwa uwierzytelniony Profilem Zaufanym ePUAP lub podpisem kwalifikowanym (udzielającego pełnomocnictwa)

Rodzic, opiekun prawny lub opiekun faktyczny - meldują osobę, która nie ma zdolności do czynności prawnych (osoby całkowicie ubezwłasnowolnione, dzieci do 13 roku życia) lub osobę, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych (osoby częściowo ubezwłasnowolnione, dzieci w wieku od 13 do 18  roku życia).

Wymeldowanie

Każdy kto opuszcza swoje miejsce pobytu stałego musi wymeldować się z miejsca dotychczasowego zameldowania na pobyt stały. Podobnie jest w przypadku wyprowadzki z miejsca pobytu czasowego - jeżeli osoba wyprowadzi się przed upływem zadeklarowanego terminu pobytu, musi ten fakt zgłosić w urzędzie.

Zgłoszenia wymeldowania można dokonać osobiście lub przez pełnomocnika, w urzędzie lub elektronicznie (przez Internet).

Jeżeli zgłoszenia będziesz dokonywał osobiście zabierz ze sobą:

• wypełniony formularz - pobierz i wypełnij, a następnie wydrukuj go obustronnie na jednej kartce. Jeżeli nie możesz go wydrukować, wypełnisz go w miejscu załatwiania sprawy (adresy znajdziesz poniżej),

• dowód osobisty albo paszport.

Jeżeli Twojego zgłoszenia dokona pełnomocnik, powinien zabrać ze sobą:

• pisemne pełnomocnictwo do wymeldowania,

• dowód osobisty albo paszport;

Aby wymeldować się przez Internet:

musisz mieć Profil Zaufany na platformie ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny. Jeśli posiadasz dostęp do bankowości elektronicznej, to sprawdź czy Twój bank oferuje możliwość założenia Profilu Zaufanego bez wychodzenia z domu (obecnie jest to kilka banków, a ich lista się wydłuża). Założenie Profilu Zaufanego w bankowości elektronicznej jest proste i szybkie.

W przypadku zameldowywania przez pełnomocnika należy załączyć elektroniczny dokument pełnomocnictwa uwierzytelniony Profilem Zaufanym ePUAP lub podpisem kwalifikowanym (udzielającego pełnomocnictwa).

Pamiętaj dokonując zameldowania w nowym miejscu zamieszkania, automatycznie dokonasz wymeldowania.

Rodzic, opiekun prawny lub opiekun faktyczny wymeldowują osobę, która nie ma zdolności do czynności prawnych (na przykład osoby całkowicie ubezwłasnowolnione, dzieci do 13. roku życia) lub osobę, która ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych (na przykład osoby częściowo ubezwłasnowolnione, dzieci w wieku od 13. do 18. roku życia).

Zgłoszenie wyjazdu za granicę na okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz zgłoszenie powrotu

Każdy, kto wyjeżdża za granicę na dłużej niż 6 miesięcy musi zgłosić swój wyjazd oraz powrót.

Jednakże, gdy zgłosisz wyjazd na stałe, zostaniesz automatycznie wymeldowany z miejsca pobytu stałego i czasowego.

Zgłoszenia wyjazdu za granicę oraz powrotu można dokonać osobiście lub przez pełnomocnika.

Aby zgłosić wyjazd za granicę lub powrót przygotuj:

• wypełniony formularz - pobierz go i wypełnij, a następnie wydrukuj. Jeżeli nie możesz go wydrukować, wypełnisz go u nas,

• dowód osobisty albo paszport.

Jeżeli Twojego zgłoszenia dokona pełnomocnik, powinien zabrać ze sobą:

• pisemne pełnomocnictwo do zgłoszenia wyjazdu lub powrotu,

• dowód osobisty albo paszport.

Zgłoszenie wyjazdu za granicę  na okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz zgłoszenie powrotu można dokonać także w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy ePUAP.

Za dziecko (osobę nieposiadającą zdolności do czynności prawnych lub posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych), zgłoszenia dokonuje rodzic (opiekun prawny, kurator).

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tekst jedn Dz. U. z 2017 r. Poz. 657 ze zm.),

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 1852)

Wszystkie informacje dotyczące meldunku dostępne są także na stronie https://www.gov.pl
 

Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego czyli transkrypcja

Jeżeli urodzenie, małżeństwo lub zgon miało miejsce za granicą i został dla potwierdzenia tych zdarzeń sporządzony dokument stanu cywilnego, można żądać przeniesienia tego dokumentu do Rejestru Stanu Cywilnego. Efektem będzie sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego.

Ważne ! Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcja) jest obowiązkowe, jeżeli: obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada wcześniej sporządzony w Polsce akt stanu cywilnego i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Procedura transkrypcji

Jak zarejestrować nowo narodzone dziecko

Nowo narodzone dziecko musi zostać zarejestrowane w urzędzie stanu cywilnego. Sporządzony dla dziecka akt urodzenia będzie określał m.in. jego dane osobowe (imię, nazwisko), pochodzenie od określonych rodziców. Sporządzenie aktu urodzenia umożliwi nadanie dziecku numeru PESEL, który jest niezbędny dla jego identyfikacji w rejestrach państwowych.

Gdzie należy zgłosić urodzenie się dziecka

INFORMACJA

Z początkiem stycznia br. na portalu „Szukajwarchiwach” ukazała się kolejna partia skanów ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego z zasobu Archiwum Państwowego w Kaliszu. Wśród nich duży ich odsetek stanowią akta parafii rzymskokatolickich w

Goliszewie (http://szukajwarchiwach.pl/11/str/2/15?sort=syg_order#tabZasoby) oraz

Kokaninie (http://szukajwarchiwach.pl/11/str/3/15?sort=syg_order#tabZasoby).

Dyrektor
Archiwum Państwowego
w Kaliszu
dr Grażyna Schlender

ARCHIWUM PAŃSTWOWE
W KALISZU

INFORMACJA

Archiwum Państwowe w Kaliszu i Narodowe Archiwum Cyfrowe w Warszawie zakończyły I etap digitalizacji ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego z zasobu Archiwum Państwowego w Kaliszu. Blisko 4 tys. ksiąg (511 tys. skanów) z terenu właściwości kaliskiego Archiwum (tj. byłe województwo kaliskie) zostało zeskanowane i w 90% udostępnionych w internecie na portalu Szukajwarchiwach. Pozostałe, do czasu ich upublicznienia, dostępne są w pracowni naukowej Archiwum.

Ze szczegółowym wykazem zdigitalizowanych materiałów można się zapoznać się na stronie internetowej Archiwum Państwowego w Kaliszu. Wykaz będzie na bieżąco aktualizowany. Do digitalizacji pozostało jeszcze drugie 4 tys. ksiąg. Będą one sukcesywnie skanowane i publikowane w internecie. Trzeba jednak pamiętać, że digitalizacja nie jest prostym skanowaniem. Jest to cały proces składający się z kilku etapów. Rozpoczynają ją czynności przygotowawcze: przeglądanie kartka po kartce ksiąg przeznaczonych do cyfryzacji, nanoszenie ewentualnych poprawek w numeracji stron, a w przypadku zniszczonych ksiąg żmudna i pracochłonna konserwacja. Materiały archiwalne digitalizuje się w dwojakim celu: aby je zabezpieczyć przed zniszczeniem, a także je upowszechnić (np. poprzez internet). Z tego powodu najpierw skanuje się dokumenty w nieskompresowanym formacie TIFF (tzw. plik wzorcowy), który najlepiej odwzorowuje oryginał, ale też duży objętościowo (1 strona zajmuje około 50 MB). Z tego pliku sporządza się plik użytkowy zaopatrzony w znak wody Archiwum, przeznaczony do powszechnego udostępniania. Plik wzorcowy i użytkowy przesyła się do Narodowego Archiwum Cyfrowego w Warszawie, która prowadzi Centralne Repozytorium Cyfrowe oraz portal Szukajwarchiwach. Wszystko to powoduje, że digitalizacja jest procesem dość długotrwałym, już choćby z tego powodu, że NAC jest jeden, a archiwów państwowych 37, a samo kopiowanie plików wzorcowych z dysków przenośnych na serwer NAC może trwać i kilka dni. Do tego dochodzi opracowanie i aktualizacja ewidencji digitalizowanych archiwaliów, gdyż skany trzeba "podczepić" do konkretnej jednostki (księgi).

Dyrektor
Archiwum Państwowego
w Kaliszu
dr Grażyna Schlender